אקסל היא תוכנת 'דסקטופ' הנועדה לצורך חישובים מתמטיים ומעקבים אחר נתונים שונים. כאשר אנשים מעוניינים לעבוד בצורה משותפת דרך הדפדפן, לרוב יש העדפה ל Google Sheets, אולם קיים גם "אקסל-אונליין". יש מעט הבדלים בין שתי הפלטפורמות, אבל הם לא דרמטיים. לכל פלטפורמה יש את היתרונות שלה, אך בסופו של דבר, לטובת בניית דו"ח ניהול תזרים אישי, מומלץ פשוט להשתמש במה שיותר נוח לכם. המדריך הבא רלוונטי לשתי הפלטפורמות, אז בואו נצלול לעומק של הדברים ונבין קצת: איך משתמשים באקסל?
אקסל מחולק לשורות ועמודות. השורות מסומנות בעזרה מספרים והעמודות בעזרת אותיות. כך, נוצרת חלוקה של תאים, להם ניתן לקרוא בשמות לפי מיקומן בקובץ. לדוגמה, תא A1 הוא התא הקיצוני ביותר בקובץ. כל תא מייצג ערך מסוים וניתן לכתוב בו טקסט או להזין מספר, ולמתקדמים גם נוסחאות.
בשביל להשתמש בנוסחאות, קודם כל נדרש לכתוב בתא מסוים "=" ולאחר מכן להקליד את שם הנוסחה.
נעבור על כמה נוסחאות בסיסיות: הראשונה והבסיסית ביותר, הינה נוסחת Sum. נוסחת Sum משמשת לביצוע הפעולות המתמטיות הפשוטות ביותר: חיבור(+), חיסור(-), כפל(*) וחילוק(\). ניתן לבצע את כל הפעולות האלה גם ללא נוסחה, אבל היתרון בשימוש בנוסחה הוא שניתן לבצע באמצעותה פעולות מורכבות יותר, ואפילו נוסחה בתוך נוסחה.
הרעיון באקסל הוא שניתן לבצע פעולות מתמטיות בעזרת תאים. נניח ותא A1 מכיל את הספרה 4 ותא A2 מכיל את הספרה 5. כתיבת הנוסחה הבאה (Sum(A1+A2= תוביל לתוצאה 9. ניתן להשתמש בנוסחה גם על ידי סימון בעזרת העכבר את התאים אותם תרצו לסכום, ואז הנוסחה תראה כך (Sum(A1:A2=, וכל מה שבין תא A1 לתא A2 ייסכם (בצילום מסך הבא). וזה יהיה הבסיס לדו"ח התקציבים שלך:
ניתן ליצור טבלה ולחלק אותה לקטגוריות שונות ובעזרת שימוש בנוסחת Sum (בכל מיני מיקומים ווריאציות), ניתן ליצור טבלה מותאמת אישית > להגדיר תקציב שממנו יפחתו הסכומים הרשומים בטבלה.
נוסחת IF היא אחת הנוסחאות הבסיסיות והחשובות ביותר באקסל. כשמבינים את ההיגיון של הנוסחה הזו, קל יותר להבין איך פועל האקסל וכיצד לבצע פעולות שהן קצת מורכבות יותר. התוצאה של הנוסחה היא החזרת ערך בהתאם לשאלה "האם משהו התרחש או לא התרחש". למשל, אם נרצה לכתוב בתא נפרד האם ישנה חריגה בתקציב או אם אנחנו עומדים בתקציב. נסביר:
הנוסחה מחולקת ל-3 חלקים: ביטוי לוגי - מה קורה אם הוא נכון ומה קורה אם הוא שגוי. חלקי הנוסחה מופרדים בעזרת פסיק. לדוגמה, אם תא C6 מכיל את הסכום אותו הוצאנו החודש (נניח 500 ₪) והגדרנו כי אנחנו לא מוכנים לעבור את ה-1,000 ₪, נתחיל את נוסחת IF כך:
,IF(C6>1000.
כעת, נצטרך להחליט מה התוצאה הרצויה במידה והביטוי נכון (כלומר אם אכן תא C6 גדול מ-1,000 ₪). למשל, נוכל להחליט, כי אם הביטוי בנוסחה נכון, נקבל באותו תא שהנוסחה רשומה בו את הביטוי: "חרגתי מהתקציב" . שימו לב להוסיף גרשיים לפני ואחרי הביטוי הכתוב במילים, אחרת האקסל לא יודע לזהות את הטקסט כטקסט ולא יציג לכם את התוצאה שאתם מבקשים ממנו להציג בנוסחה. לאחר מכן, נבחר מה קורה כאשר הנוסחה שגויה. נוכל לכתוב למשל "עמדתי ביעד". הנוסחה תיראה כך:
(" עמדתי ביעד," חרגתי מהתקציב" ,IF(A4>1000=
סימון התאים הרצויים ולחיצה על כפתור עיצוב מותנה (Conditional Formatting) בסרגל העליון, תוביל אתכם לאפשרות לצביעת התא בהתאם לערך אותו הוא מציג. תוכלו ללחוץ על "כללי סימון תאים" או באנגלית "Highlight Cells Rules" ותפתח עבורכם חלונית בחירה. אפשרות נוספת, היא ללחוץ על "כלל חדש" או באנגלית "New rule" וליצור את כלל הצביעה הרצוי בעזרת נוסחת IF נניח. כך, אם חרגתם מהתקציב למשל, תוכלו לצבוע את התא באדום.
אם אתם משתמשים ב Google Sheets ולא בתוכנת אקסל ("המקורית"), צריך קודם כל ללחוץ על Formats ואז על כפתור העיצוב המותנה > שם תוכלו לסמן את הביטוי הרצוי:
דוגמה מ Google Sheets
עכשיו אחרי שהבנו את השימוש הבסיסי לניהול תזרים באקסל, בואו נדבר על מה חשוב שיהיה בניהול תזרים. בשביל ליצור קובץ לניהול תזרים, צריך לדעת איך בכלל לנהל תזרים חודשי. בשביל לעשות זאת, נצטרך קודם כל להבין אילו הכנסות והוצאות יש לנו, וניתן לחלק אותן ל-2 סוגים עיקריים:
1. הכנסות והוצאות קבועות - הכנסות קבועות יכולות להיות משכורות והוצאות קבועות יכולות להיות שכר דירה, סופר, דלק, חשבון נטפליקס ועוד.
2. הכנסות והוצאות משתנות - הכנסות משתנות עשויות להיות למשל עבודה מזדמנת, בונוס מהבוס או צ'ק מאירוע, ואילו הוצאות משתנות מתחלקות לשתיים: 1) הוצאות משתנות מחייבות, כמו לדוגמה טסט לרכב 2) הוצאות משתנות למותרות ובילוי, לדוגמה קניות של בגדים חדשים רק בשביל להתחדש או לשבת במסעדה עם חברים.
בשביל ניהול נכון של התזרים אנחנו צריכים להתחיל לחשוב על התדירות של ההוצאות הללו וכמה כסף אנחנו מוכנים להשקיע על כל אחת מהן (כמובן בהתאם להכנסות שלנו). ביעדים, יש להתחשב בעובדה שפעם בשנה או שנתיים צריכים להעביר את הרכב טסט, ולהתחשב בכך שבשנה הקרובה אנחנו רוצים לטוס בחגים לטיול בחו"ל, זאת לצד שכר הדירה שאנחנו חייבים לשלם כל חודש. לאחר שניקח בחשבון את כל הנתונים האלו, אנחנו יכולים להתחיל להגדיר לנו יעדים שבהם נוכל לעמוד.
החיסרון הבולט ביותר של אקסל, בעיקר כשמדובר על ניהול הפיננסים האישיים, הוא הצורך לעדכן אותו באופן ידני וכמובן לעקוב אחר כל הכנסה וכל הוצאה הכי קטנה. מלבד זאת, האקסל לא יודע את נתוני הפנסיה שלך או כמה עולה ביטוח הרכב - אלו נתונים שתצטרכו למצוא בעצמכם. בנוסף, אקסל היא תוכנה אשר נועדה לשימוש על המחשב ואם רוצים להציץ בטלפון ולבדוק מה מצבנו הכלכלי, זה לא נוח במיוחד לביצוע דרך הסמארטפון.
אקסל היא תוכנה מעולה למעקב אחר נתונים וניהול תקציבים, אך היא מתאימה יותר לעבודות משרדיות או פרויקטים מאוד ספציפיים. זו תוכנה הדורשת המון ידע, תחזוקה ועבודה. כאשר יש אפליקציה שעושה הכל בצורה אוטומטית ומנגישה לכם את כל הנתונים שלכן ושלכם, למה להסתבך?
בדיוק בשביל זה קמה FamilyBiz 🦸🏻♂️
Photo by August de Richelieu
